Hoe een Doordacht Werkplekconcept Bijdraagt aan uw Organisatie 1200 x 800

3 Voordelen van een Doordacht Werkplekconcept

Er zijn steeds meer bedrijven die goed na willen denken over wat ze hun medewerkers willen bieden. Ook als het gaat om de werkplek en de voorzieningen daaromheen. Voor het binnenhalen en -houden van medewerkers is de werkomgeving heel belangrijk, zeker nu de arbeidsmarkt weer aantrekt. Mensen willen graag bij een organisatie werken als de werkplekinrichting afgestemd is op hun wensen en eisen. Ze gedijen beter in een leuke, frisse omgeving; dat zegt iets over de cultuur van een organisatie.

Werkplekconcepten voor de juiste kantoorinrichting

De filosofie achter een werkplekconcept is dat je nadenkt over hoe je gehuisvest wilt worden, in plaats van dát je gehuisvest wilt worden. We beginnen met analyseren: hoe zien de cultuur, kernwaarden en de ambities van de opdrachtgever eruit en hoe past een werkplekconcept daarbij? Veel organisaties beginnen direct met een pand en het ontwerp. Het kan echter goed werken om hier een strategie aan vooraf te laten gaan en daar het huisvestingsconcept op af te stemmen. Het huisvestingsconcept is altijd een samenwerking tussen de drie pijlers HR, ICT en Huisvesting/Facilitair.

Er zijn steeds meer bedrijven die onderzoek doen naar de tevredenheid van medewerkers over hun werkplek. Daaruit blijkt dat de diversiteit op de werkplek steeds belangrijker wordt, samen met de faciliteiten er omheen. Mensen zitten niet meer de hele dag achter één werkplek op een vaste plek, maar bewegen zich op een dag door het gehele pand heen om verschillende activiteiten uit te voeren, het zogenaamde activiteit-gerelateerd werken.

Inspireren, gelukkige werknemers en ruimte besparen

Uit onderzoek blijkt dat mensen die op een flexibele werkplek zitten met een grote diversiteit aan werkplektypes, het meest gelukkig zijn. Als je bijvoorbeeld een rapport wilt uitwerken moet je makkelijk apart in een rustige omgeving kunnen gaan zitten. En als je wilt brainstormen, moet je juist weer bij elkaar kunnen zitten in een inspirerende ruimte. Al die verschillende typen voorzieningen komen terug in het werkplekconcept; als er één ontbreekt werkt het concept meteen minder goed. Bij het ontbreken van ‘belruimtes’ gaan mensen bijvoorbeeld op de gang staan om te bellen of in het trappenhuis.

Je kunt met werkplekconcepten ook vierkante meters besparen, soms zelfs tot een derde van de ruimte. En dat zie je meteen terug in je huisvestingskosten. Niet omdat veel werkplekken ‘leeg’ zijn, maar omdat het concept open en flexibel is. Zo is er minder ruimte nodig per werkplek. Deze concepten worden niet zomaar uit de kast getrokken. Wij maken altijd een concept op maat voor de klant, waarna we beginnen met ontwerpen.

Hoe kom je tot een werkplekconcept?

Na een startgesprek met de directie van een organisatie worden er interviews afgenomen met stakeholders uit de hele organisatie. Op basis daarvan worden werkstijlen bepaald: mensen met een administratieve functie hebben bijvoorbeeld andere werkplekbehoeften dan vertegenwoordigers. Per werkstijl volgen behoeften op de drie pijlers van HR, Huisvesting/Facilitair en ICT. Deze behoeftes dienen als input voor het werkplekconcept, waarna een ontwerp en indelingstekening volgen. Anders dan andere adviesbureaus vindt Procore het belangrijk dat zo’n concept maatwerk is, als je een concept op papier bedenkt dat niet werkt in praktijk, heb je geen goed advies gegeven.

Door ons gedegen vooronderzoek proberen we knelpunten in de praktijk te voorkomen. We adviseren achteraf vaak een 100-dagen ‘freeze’. Honderd dagen lang worden er geen wijzigingen aan het werkplekconcept aangebracht. Na die 100 dagen gaan we evalueren en kijken we wat er eventueel niet optimaal werkt of wat men echt anders zou willen. In de praktijk zijn er geen organisaties die teruggaan naar de oude situatie, meestal gaat het om kleine of persoonlijke aanpassingen.

Werkplekconcepten in de praktijk

Voor een klant in Eindhoven hebben wij bijvoorbeeld een geheel nieuw werkplekconcept gemaakt. Zelf hadden zij al een vijfjarenplan gemaakt en hun kernwaarden, missie en visie bepaald. Daar zijn wij mee verder gegaan als input voor het werkplekconcept. We hebben in het pand waar zij zaten een hele andere omgeving gecreëerd, dat leidde tot méér openheid en méér ontmoetingen. Door een grote trap midden in het kantoor te plaatsen zijn de verdiepingen een stuk beter met elkaar verbonden. In de oude omgeving kwamen mensen van de vierde verdieping gedurende de dag hun collega’s van de vijfde verdieping soms helemaal niet tegen. Door die interne trap en de loop naar een koffiebar en vergaderruimtes, is het kantoor één geheel geworden. De verticale scheiding is er niet meer, alle algemene functies zitten op de vijfde verdieping, wat leidt tot meer loop in het kantoor.

Het ‘waarom’ van huisvesting

Samen met een projectteam van de opdrachtgever, de consultant en de ontwerpers wordt een werkplekconcept nauw uitgewerkt. Teamwork is hier erg belangrijk, omdat het werkplekconcept een integraal onderdeel van de organisatie wordt. Procore acteert bij werkplekconceptadvies voornamelijk aan de ‘voorkant’ van projecten. Dat biedt meerdere voordelen. Hoe eerder wij aan tafel zitten om te praten over huisvesting, hoe beter dat is voor de opdrachtgever. Het werk dat in een goede voorbereiding zit wordt zichtbaar in de uitvoering en blijf je zien tijdens de gehele looptijd van een huurcontract, vaak vijf tot tien jaar. Het ideale moment om met ons rond de tafel te zitten is één tot twee jaar voordat een huurcontract afloopt, dan moeten de eerste lijnen uitgezet worden en is er een gedegen voorbereidingstijd om een goed concept uit te werken tot een ontwerp.